למה חשוב שתתנהלו עם מערכת CRM לניהול משרד מהיום הראשון של העסק?

לאחר שלב זיהוי הצרכים העסקיים של הלקוח/ה ועם הטמעה נכונה ומדויקת, מערכת CRM לניהול בתי עסק, משרדים וחברות יכולה להזניק את העסק קדימה, לייעל את ארגונו הפנימי ולהביא אותו אחר כבוד למיצוי הפוטנציאל העסקי ולמציאת הזדמנויות חדשות שטרם זוהו קודם לכן.

מדי שנה עסקים גדולים וקטנים כאחד מבצעים מעברים מורכבים ומורכבים פחות למערכות CRM מתוך ההבנה שהכלים היעילים שקיימים בהן תוך התאמתם באופן אישי לצורכי העסק, יכולים להזניק אותם ללבל חדש של הצלחה. ומה בעצם התפספס בפרק הזמן שהתקיים בין השימוש בתוכנות המשרד הקלאסיות לבין מערכת ה-CRM? ייתכנו לקוחות פוטנציאלים שלא זוהו נכונה עקב ריבוי מידע, קבצי אקסל עתירי דטאות שעל אף מורכבותם ותרומתם הפכו לעמוסים ומאתגרים יתר על המידה ועוד ועוד.

אז כאן החלטנו להפשיל שרוולים ולקבץ את 15 הסיבות המרכזיות שיסבירו למה חשוב שכל עסק יתנהל עם מערכת CRM ומדוע מומלץ לעשות זאת החל מהיום הראשון של העסק.

חשוב להתנהל עם מערכת CRM כי…

1. מדובר בארכיון מצוין לאיסוף מידע

שימוש יומיומי במערכת CRM מאפשר לה לבצע איסוף מידע לכל אורך הפעילות השוטפת של החברה/בית העסק ובכך היא מספקת סטטיסטיקות מהימנות, ייעול זמן בחיפוש אחר נתונים היסטוריים, חיזוי צורכי לקוח וכפועל יוצא הגדלת הכנסות העסק.

2. שמאפשר גם שיתוף מידע בין המחלקות השונות

היכולת להעביר מסרים ורעיונות בין עובדי המשרד ולקדם תהליכים פנים-ארגוניים שונים מעולם לא היה קל יותר. עם מערכת CRM איכותית תהיו סמוכים ובטוחים שהעסק שלכם יעבוד כמו שעון ושהסנכרון בין כלל העובדים והמחלקות ימנע עבודה כפולה, חוסר וודאות וסרבול בהליכי העבודה השונים. יתרון נוסף הוא שכל יוזר יכול לשתף את הידע שצבר ולשדר אותו לכל הארגון דוגמת אנשי קשר, כתובות דואר אלקטרוני, קבצים שהועלו כגון חוזים (לנוחיותכם בפרומובוקס ניתן להעלות קבצים בשיטת דראג אנד דרופ) ועוד.

3. אמצעי אפקטיבי להכרת הלקוח

עם מרוצת השנים וככל שהקשר ביניכם לבין הלקוח יעמיק, כך תוכלו לאסוף עליו פרטים שיאפשרו לכם להכיר ולהבין את עולמו כצרכן המוצר או השירות. בדרך זו ניתן להבין את צורכי הלקוח, לזהות נורות אדומות לשימור לקוחות קיימים ולספק פתרונות חדשים ודינמיים שיזרימו פניות מלקוחות חדשים.

4. כי בסוף מייל לא נועד למיצוי לידים (לקוחות פוטנציאליים)

כשזה מגיע לדואר אלקטרוני אין ספק שהאאוטלוק והג'ימייל הביאו את הממשק והשירותיות לסטנדרט חדש עם תזכורות, פילטרים מתקדמים, תיקיות וניהול יומנים. ועם זאת, למערכת CRM יתרון משמעותי ביותר שמומלץ לקחת בחשבון. בניגוד לממשק אימייל שעלול לדרוס מייל על גבי מייל בעת קבלת לידים, מערכת CRM מאפשרת לנו לבצע הפרדה מוחלטת בין לידים ולקוחות פוטנציאליים ברזולוציות מתקדמות. תוכלו להקצות לידים ולקוחות לטיפול בין עובדי החברה השונים, להפריד בין מקור הגעתם מספקים, להתמקד ולהתרכז בכל לקוח ולקוחה בנפרד למתן יחס אישי ועוד. זכרו שכאשר עובדים בצורה יעילה יותר מוכרים יותר.

5. וכמוהו גם האקסל

יעילותה של האקסל היא ביכולתה לסייע לנו בניתוח וחישובי נתונים לצורכי תקציב, ניהול מלאי, הוצאות ועוד. השימוש באקסל כתוכנה לניהול לקוחות קיימים ופוטנציאליים לעומת זאת עלול להתברר בתוך זמן קצר כשיטה מסורבלת שתביא ליצירת רשומות אינסופיות שיקשו עלינו להתמצא ושיורגשו היטב בקרב לקוחותינו. מערכת CRM טובה היא קודם כל מערכת ניהול לקוחות מעולה.

6. חיסכון מהיום הראשון!

אחת מנקודות החוזקה הגדולות ביותר של מערכת CRM איכותית היא ביכולתה לחסוך במשאבים לארגון ולייעל תהליכי עבודה. מערכת CRM מסוגלת להפוך את העבודה המשרדית לממוחשבת באופן הרמטי ובכך למנוע חוסר תיאום בין אגפים ובעלי תפקידים בארגון, להפחית השימוש בנייר ולקדם סביבה ירוקה יותר ולקצר תהליכים פנים-ארגוניים.

7. סנכרון למערכות חיצוניות

מערכת CRM איכותית מעניקה מענה שמייתר מערכות חיצוניות רבות. ועם זאת, כחלק ממתן מענה כולל לצורכי הארגון, לאלו המעוניינים בכך ישנה האפשרות לבצע סנכרון בינה לבין מערכות חיצוניות שונות המספקות שירותים ייעודיים דוגמת תוכנות חשבונאיות, מערכות דואר אלקטרוני שיוכלו להופיע בתוך הממשק ולא כיחידה נפרדת ועוד.

8. מרכז הבקרה המושלם למנהלים

ריכוזיות וזרימת המידע, השותפות בין כלל העובדים והאגפים, הסנכרון עם מערכות חיצוניות דוגמת מערכות חשבונאיות ומערכות סליקה, היכולת לעקוב אחר פרויקטים, שירות לקוחות ומכירות, כל אלו ועוד מסתכמים לכדי מערך בקרה יעיל למנהלים ובעלי עסקים התורם לקבלת החלטות עסקיות מדי יום ויום שהופכים את מערכת ה-CRM ל-Management Control Systems או בקיצור MCS (לקריאה נוספת על MCS לחצו כאן).

9. השתלבות זריזה יותר בעסק/הארגון

כל ארגון ובית עסק חווים שינויים מפעם לפעם בשל עובדים שהתקדמו לתפקידים חדשים או התחלפו. היתרון של מערכת CRM מודרנית היא שלמרות השינויים הפנימיים בארגון, הדאטאות נשמרות מה שמייעל את השתלבותם של העובדים החדשים ומונע איבוד של מידע או שיטות עבודה קיימות.

10. כי כל מידע שיווקי עשוי להיות רלוונטי בעתיד

קיטלוג הדטאות השיווקיות בממשק מערכת CRM פשוט, יעיל ומאורגן מאפשר לנו להישאר עם האצבע על הדופק בכל רגע נתון ולדעת לזהות הזדמנויות ישנות/חדשות. לקוח פוטנציאלי שסירב בעבר עקב מחסור בשירות/מוצר עשוי בהחלט להיות רלוונטי בעתיד, ומערכת CRM מאפשרת לנו לשמר את המידע, לשלוף את הנתונים בקלות ולוודא שאף לקוח לא ייפול בין הכיסאות.

11. בקרת איכות הלידים והספקים

בעזרת מערכת CRM מתקדמת ניתן לא רק לקבל לידים באופן מאורגן, אלא גם למיינם על-פי ספקי הלידים ולהקצותם לטיפול בין בעלי התפקידים השונים בארגון. בדרך זו תדעו לזהות ספקי לידים מובילים ותוכלו לקבל פרספקטיבה טובה יותר על ביצועי העובדים בארגון בכל הנוגע לקידום המכירות והטיפול בלקוחות הפוטנציאליים. ב-PROMOBOX תוכלו לבנות מערך דו"חות וסטטיסטיקה שיסייע לכם ללמוד על הביצועים של הארגון במקום אחד ובזמן אמת בנושאי לידים, מכירות, גבייה ועוד!

12. ניהול פגישות משימות ופרויקטים

פרויקט איכותי או משימות יומיומיות אינם יכולים להתקיים בעזרת מיילים או פגישות שבעל-פה בלבד ומערכת CRM מודרנית מאפשרת מערך הקמת פרויקטים, חלוקתם למשימות וניהול יומני משימות. ב-PROMOBOX פיתחנו שיטה ייחודית להתמודדות עם משימות ופרויקטים שתבטיח מעקב וביצוע שוטפים בהתאם לבעלי התפקידים שבארגון. בנוסף, תוכלו לנהל את יומני הפגישות והמשימות שלכם במקום אחד.

13. יצירת מבנה היררכי-ארגוני והרשאות מותאמות

כדי לייצר מצב שבו כלל בית העסק עובד על אותה המערכת, מערכות CRM מאפשרות לייצג את המבנה הארגוני של העסק בדמות הרשאות ברמת מחלקות ועובדים. באופן הזה המידע זורם כלפי מעלה ומאפשר למנהלי המחלקות ולמנהלים הבכירים לקבל תמונת מצב עדכנית. ב-PROMOBOX דאגנו לייצר מערך הרשאות מקיף ומגוון כדי לשקף את תפקידי העובדים שבארגון ברמה המדויקת ביותר. יתרון נוסף להרשאות הוא במניעת הסחת דעת העובדים מנושאים שאינם רלוונטיים וזליגת מידע.

14. תמונת מצב כלכלית בכל רגע נתון

בסופו של יום, השאיפה של כל מנהל/ת ובעל/ת עסק הוא להבין את ביצועיו השונים של הארגון וכפועל יוצא את רווחיותו. בפרומובוקס בנינו עבורכם ממשק יעיל, מקיף ופשוט שמאפשר למנהלים בכירים לקבל תמונת מצב עדכנית המשקללת בין המחלקות השונות החל מאגפי הגבייה, דרך אגף החשבונאות ועד למחלקות המכירות והשיווק, ומספקת תובנות פיננסיות חשובות בכל רגע נתון שיסייעו לכם לגבש את הצעד העסקי-אסטרטגי הבא.

15. כי CRM היא אבן יסוד גם לעסקים קטנים ומצומצמים

מערכת CRM מאפשרת קליטת לקוחות חדשים נוחה ויעילה וניהול לקוחות קיימים להבטחת שירות איכותי וברמה גבוהה. כאשר מדובר בעסק המבוסס על בן אדם אחד או מספר מצומצם של אנשים, הצורך במערכת CRM המאפשרת ארגון וסידור נתונים עולה. בעסקים קטנים בהם לרוב אין צוות שיגבה את המידע הקיים מומלץ להיעזר במערכת ממוחשבת לשירות וקליטת לקוחות שנבנתה במיוחד עבור מטרות שירותיות ומכירתיות.

רוצים לדעת איך להזניק את העסק שלכם קדימה או מחפשים את נקודת הזינוק הנכונה לעסק החדש? ב-PROMOBOX נשמח ללוות אתכם לכל אורך הדרך ולספק התאמה אישית, תכנון, הטמעה ותמיכה טכנית כדי שגם אתם תוכלו להנות מסביבת עבודה משרדית יעילה, נוחה ומנצחת.