בתי עסק, חברות וארגונים רבים לעתים נמנעים או שוקלים בכובד ראש את המעבר לשימוש במערכות CRM לאור הצטיירותן כמורכבות וקשות לתפעול והטמעה בארגון. מה מיתוס ומה אמת? אז החלטנו לעשות קצת סדר בדבר ולספר לכם כיצד עובד תהליך הטמעת מערכת CRM בבית עסק, מה הוא כולל, איך ניתן לעבור הכל בשלום (ואפילו בקלות די מפתיעה) וכמובן כמה שהממשק של המערכת עצמה יכול להיות נוח וידידותי.
אז מה הופך מערכת CRM לפשוטה?
הכל מתחיל בהטמעה נכונה
כדי להבטיח הטמעה נכונה וחלקה של מערכת ניהול ארגונית (CRM), בארגון נדרשת מלאכת תכנון מקדימה שתכלול הבנת צורכי החברה ומטרותיה העסקיות, אפיונה וביצוע התאמה אישית. חשוב לקחת בחשבון שאין מדובר בתהליך קצר וקולע, כי אם בעבודת מחקר מעמיקה והתאמה הלכה למעשה שתכלול מעבר הדרגתי ומבוקר של המחלקות השונות עד ליצירת הסינרגיה הנדרשת בארגון.
הצוות הטכני של מערכת PROMOBOX קשוב לצורכי הלקוח החל מתהליך האיפיון, דרך תהליך הפיתוח ועד להקמתה של המערכת הלכה למעשה בארגון כשהדבר כולל תמיכה טכנית רציפה להבטחת תשתית טכנולוגית ואנושית שתסייע בהקניית השיטות והרגלי העבודה החדשים בכל מחלקות הארגון.
ממשיך בממשק נוח, יעיל וידידותי
ההחלטה להטמיע מערכת CRM בבית העסק היא דבר אחד, אך הבחירה במערכת הנכונה ביותר לארגון היא ללא ספק האתגר האמיתי ומומלץ לבצעו בקפידה. הנה כמה דברים שחשוב לקחת בחשבון בבחירת המערכת:
- לאור העובדה שמערכת CRM היא בראש ובראשונה מערכת ניהול לקוחות, זכרו שעליה להיות קלה, נוחה ויעילה לשימוש עבור אנשי מכירות, משווקים ואנשי תמיכה. ממשק נוח ויעיל יסייע בארגון וסדר קבלת הלידים לצורך הקצאתם לטיפול בגורמים הנכונים בחברה, יקצר את משך ההמתנה של לקוחות קיימים ופוטנציאליים עד לקבלת מענה ויסייע בשימור הלקוחות.
למערכת PROMOBOX ממשק ניהול לידים, שיווק ומכירה פשוט וקל המאפשר גם איסוף ועיבוד מידע בעת שירות הלקוח לצורך הבנת וניתוח צרכיו ולקבלת תובנות עסקיות שיובילו לשירות מקצועי ומציאת הזדמנויות אסטרטגיות חדשות. - נוסף על ממשק נוח ופשוט לזרוע המכירתית והשיווקית של החברה, חשוב לוודא כי ממשק המערכת בכללותו נהנה מעיצוב אינטואיטיבי ונוח לשימוש כך שגם עובדים שאינם מתמצאים במערכת ידעו להבין את הדרך בהתבסס על היגיון בריא בלבד.
במערכת פרומובוקס הקפדנו על מערכת ידידותית ונעימה לעין המספקת חווית משתמש נוחה ומהירה. בנוסף, לאור התבססותנו על גישת MCS, דאגנו להבטיח כי כלל הפעולות האדמיניסטרטיביות בארגון ייהנו אף הן מממשק המאפשר שיטת עבודה תבניתית, קלה ומסודרת דוגמת הנהלת חשבונות, ניהול פרויקטים, ניהול יומני משימות, תזכורות, גביה, דו"חות וסטטיסטיקה. - הקפידו לוודא כי מערכת ה-CRM שבחרתם תכלול בתוכה תכונות אינטגרציה שיאפשרו סנכרון עם מערכות חיצוניות שונות. כך למשל במערכות רבות תוכלו למצוא מענה חשבונאי עצמאי, אך גופים רבים יעדיפו שלא להתנתק לחלוטין מן התוכנות החשבונאיות הקיימות כדי שלא לטלטל יתר על המידה תהליכים פנים-ארגוניים שונים.
במערכת PROMOBOX תוכלו לסנכרן מערכות חשבונאיות פופולריות דוגמת רווחית ומערכות דוא"ל דוגמת Gmail שיאפשרו גישה לעזרי משרד פופולריים חיצוניים והכל בממשק אחד. - כיוון שמטרתה העיקרית של מערכת CRM היא לספק מערך ממוחשב לשירות לקוחות פוטנציאליים וקיימים, כך היא גם מיועדת למתן מידע מקיף עבור בעל העסק באשר להכנסותיו ממתן השירות/מכירת המוצר.
בתור מערכת MCS, פרומובוקס גובשה לשקלל ולהציף את המידע מכלל מחלקות העסק מעלה אל דרג הניהול וזאת כדי להבטיח תמונת מצב בזמן אמת שתסייע בקבלת החלטות ותובנות וגיבוש אסטרטגיות עסקיות. - כדי לתרום לצמיחת העסק, מערכת ניהול לקוחות ומשרד צריכה להיות מסוגלת לא רק לאחסן ולאחזר נתונים, אלא גם לארגן אותם באופן מסודר ונגיש. דוגמה נהדרת לכך היא איסוף מידע על לקוחות במהלך שיחות ופגישות בהן עולים צרכים חדשים, רצונות ושאלות.
בשל העובדה שמכירות ושיווק הם עמוד התווך של כל ארגון גדול וקטן כאחד, הקפדנו לשלב מערכת איסוף נתונים מתוחכמת שתסייע לכם לאחסן ולדלות מידע חשוב על כל לקוח וזאת כדי שתוכלו לספק תודעת שירות גבוהה ואישית.
ומסתיים בשירות גבוה, ליווי אישי ותמיכה טכנית
בדיוק כשם שגיבשנו את פרומובוקס כדי לספק תודעת שירות גבוהה ואישית לכל לקוח ולקוחה, כך גם צוות המערכת דואג לשמור על הסטנדרט הגבוה ביותר עם שירות לקוחות אישי, מתן הדרכות ככל הנדרש וסיפוק תמיכה טכנית למגוון תקלות וצרכים אישיים העולים במרוצת הזמן.
מבחינתנו, שימוש במערכת ניהול לקוחות CRM איננו שלם בלי שירות לקוחות גבוה שיאפשר מעבר הדרגתי ויעיל.
