ניהול העסק והמשרד יכול להיות מלאכה די מאתגרת ומתישה. הצורך לדעת היכן משימות ומטלות עומדות בקרב צוות העובדים, היכולת לשלוף נתונים אודות לקוחות או ספקים ותיעוד המידע העסקי והחשבונאי השוטף, כל אלו הופכים עד מהרה לתפזורת של מידע שקשה מאוד לעקוב אחריה.
אם ישנו דבר אחד חשוב שלמדנו עליו משיחות ממושכות עם בעלי עסקים ומנהלים, אז הרי שחוסר הוודאות היכן הדברים עומדים והאם הכל מבוצע כשורה, הוא מבין הגורמים השליליים המשפיעים ביותר על בעלי תפקידים ניהוליים.
אז איך תוכנת ניהול משרד ועסק יכולה לעזור?
הדרך האפקטיבית ביותר לייעול העבודה היא לאחד את הפעילות תחת ממשק אחד וזוהי מטרתה העיקרית של כל תוכנה לניהול משרד שתמצאו. במאמר הבא ערכנו מעין "רשימת מכולת" של תכונות חשובות שקיימות במערכת Promobox ושיכולות לסייע לכם בחיזוק השליטה ובקבלת תמונת מצב מלאה על העסק שלכם:
ניהול קשרי לקוחות
מעבר לכך שמערכת ניהול קשרי לקוחות עוזרת לנו להגביר מכירות ולחזק את הקשר עם הלקוחות הקיימים, היא מאפשרת לנו לאחסן ולנהל את המידע על כל לקוח ולקוחה בקלות וביעילות.
כל ליד שמתקבל מפנייה אונליין או מקליטה ידנית של שירות פרונטלי או טלפוני, מצטרף למאגר סטטיסטי שמאפשר למנהלים ובעלי עסקים למדוד את הביצועים הכוללים. נוסף על כך, ניתן למלא ולהשלים מידע על כל לקוח ולקוחה עם מלל חופשי שמסייע לחזק את היחס האישי וכך להעלות הילוך בעסקים עם לקוחות גדולים במיוחד.
ניהול משימות ופרויקטים
דרך נוספת שבה תוכנה ייעודית מסייעת בניהול משרד ועסק היא בלו"ז היומי, שבועי, חודשי ושנתי. עם מערכת ניהול משימות פשוטה וקלה תוכלו להקים ולערוך יומני משימות עבורכם ולהקצות משימות עבור העובדים. כמו כן, ניתן לשתף ולצפות ביומנים של משתמשים אחרים במערכת, לקבל הודעה כשמשימה חשובה מסוימת מסומנת כמבוצעת ולקבל מידע עדכני על שלבי הביצוע.
פרומובוקס כוללת גם מערכת לניהול פרויקטים כשהמשמעות היא שניתן להקים פרויקט שיאפשר בקרה שוטפת ולשייך אליו משימות וצוותים. ניתן לרדת אף לרזולוציות ממוקדות יותר עם הקמת פרויקטי משנה שמאפשרים להגביר את הבקרה על כך שלב ושלב.
שעון נוכחות אינטרנטי
עבור בעלי עסקים מדובר בפיצ'ר מעולה לניהול המשרד שמשאיר הן את המנהלים והן את העובדים מרוצים. בעזרת החתמת שעון הנוכחות בתוכנה לניהול משרד יכולים העובדים לבצע מעקב שוטף אחר שעות עבודה שלהם מבלי לחשוש שזכויותיהם ייפגעו, והמנהלים ובעלי העסקים יידעו שיש תיעוד מדויק שנגיש לכולם ופוטר אותם מבעיות משפטיות.
בנוסף לכך, שעון נוכחות המחובר לתוכנת ניהול המשרד, מאפשר לבצע בקרה אחר נוכחות העובדים ולקבל תמונת מצב כוללת יותר על הדרך שבה מתנהל המשרד.
ניהול גבייה וחשבונאות
העסק יכול לתקתק כמו שעון, אבל כל עוד לא נבצע את הפעילות החשבונאית שלנו כהלכה ולא נגבה את התשלומים מן הלקוחות בצורה מפוקחת ואחראית, אז הרי שפספסנו את כל המטרה. בפרומובוקס דאגנו לשלב מערכת גבייה שמאפשרת לעקוב אחר החיובים של הלקוחות, לקבל התרעות על חובות שמועד ביצוען מתקרב או עבר ולשלוח תזכורות פרטניות או כלליות בתהליך אוטומציה דרך הדוא"ל או במסרוני SMS. בנוסף, ניתן להתממשק למערכות חשבונאיות ולהנפיק מסמכים ישירות מן המערכת.
עבור מנהלים ובעלי עסקים מדובר בפיצ'ר חשוב שמאפשר להיות עם האצבע על הדופק בכל רגע נתון ולאחסן את המידע ההיסטורי ביעילות. בעזרת ניהול גבייה ממוחשב, אף לקוח ואף תשלום לא ייפול יותר בין הכיסאות וניתן יהיה לשלוף כל פיסת מידע חיונית במהירות.
ניהול השיווק
ישנם עסקים שאינם מתבססים רק על קבלת לידים ומבקשים למשוך אליהם לקוחות חדשים. דברים אלו נפוצים בין היתר בעסקים המבוססים על B2B אשר מחפשים אחר שיתופי פעולה ומתן שירות חיוני לעסקים. בפרומובוקס דאגנו לשלב מערכת לניהול השיווק שתאפשר לעקוב אחר פעילותם של אנשי המכירות, לציין את סטטוס ההתקדמות בניהול המשא ומתן מול שת"פ כזה או אחר ולהציף את המידע הלאה למקבלי ההחלטות.
איתרתם לקוח או חברה איתם הייתם רוצים לערוך שיתוף פעולה עסקי? כל שעליכם לעשות הוא להזין את הפרטים, לשייך לאיש הצוות הנכון ומעתה תוכלו לעקוב אחר קצב ההתקדמות של התהליך.
דשבורד מנהלים
את המידע הרב שנאסף במערכת פרומובוקס, תוכלו לראות בחדר בקרה ממוחשב שמתאים לצורכיהם של מנהלים ובעלי עסקים. הסטטיסטיקות השונות מאפשרות לקבל תמונת מצב כוללת על העסק ממעוף הציפור, או לחילופןי לרדת לרזולוציות ממוקדות יותר שמפנות למחלקה הנכונה (גבייה, ניהול לידים, שיווק וכיוצא בזה).
בכל הנוגע לתוכנה לניהול משרד, חשוב לוודא כי אכן יש לנו את האפשרות לקבל תמונת מצב עדכנית שתסייע בגיבוש אסטרטגיות עסקיות חדשות, בשאילת השאלות הנכונות ובאיתור הזדמנויות.
רוצים להתנסות ב-Promobox?
מחפשים אחר תוכנת ניהול משרד שתתאים לעסק שלכם? נשמח לספר לכם עלינו בהרחבה ולספק לכם תקופת התנסות שכן אין דרך טובה יותר להתרשם.
לקבלת מידע נוסף התקשרו אלינו במספר הטלפון 03-3094405 או השאירו פרטי התקשרות ונציג יחזור אליכם בהקדם האפשרי.
