ניהול תקלות ודיווח מהשטח בזמן אמת – איך שומרים על שליטה גם כשיש תקלות

כל מפעל חווה תקלות.
אבל ההבדל האמיתי בין מפעל שמתפקד בצורה חלקה – לבין מפעל שבו הכאוס שולט – טמון ביכולת לדווח, לתעד ולטפל בתקלות במהירות ובסדר.

תקלות שלא מדווחות בזמן = השבתות מיותרות.
תקלות שלא מתועדות = טיפול חלקי, חזרה על טעויות.
תקלות שלא מנוהלות = בזבוז משאבים, זמן, ואובדן שליטה.

בדיוק בשביל זה קיימת Promobox – מערכת שמאפשרת לדווח על כל תקלה מהשטח, תוך שניות, ולנהל את כל הטיפול בזמן אמת ובשקיפות מלאה מול הצוות.

למה חשוב לדווח על תקלות מהשטח?

• כי אם מחכים "לטפל בזה אחר כך" – זה לא יקרה

• כי לא תמיד מי שמזהה את התקלה הוא גם זה שמטפל בה

• כי תיעוד מדויק מונע טעויות בטיפול

• כי זה מאפשר תגובה מהירה – וחוסך השבתות יקרות

כשיש מערכת פשוטה לדיווח מהשטח – העובדים מדווחים, הטכנאים מטפלים, והמנהל שולט.

Promobox – כך מדווחים ומטפלים בתקלות בזמן אמת

טופס דיווח פשוט מהנייד

כל עובד יכול לדווח על תקלה ישירות מהמכשיר שלו – בלי צורך באפליקציה:

• בוחרים מקום התקלה

• מזינים תיאור קצר

• מצרפים תמונה

• לוחצים "שלח"

המערכת יוצרת אוטומטית כרטיס תקלה, משייכת אותו לאחריות – ומעדכנת את מנהל התחזוקה.

סטטוסי טיפול שקופים

כל תקלה עוברת בין שלבים מוגדרים:

• נפתחה

• באבחון

• בטיפול

• הועברה לספק

• הושלמה

כל אחד בצוות יכול לראות מה המצב, מה הצעד הבא ומי אחראי.

מעקב, תיעוד וניתוח

בכרטיס התקלה ניתן:

• לעדכן מי טיפל

• להוסיף פירוט על הפעולה שבוצעה

• לצרף תמונות לפני / אחרי

• לציין זמן טיפול

• להוסיף הערות ומשימות המשך

כל תקלה נכנסת להיסטוריית הציוד או המיקום – כך שבפעם הבאה יודעים בדיוק מה קרה ומתי.

התראות אוטומטיות

• מנהלים מקבלים עדכון ברגע שנפתחת תקלה

• אפשר להפעיל חיווי (התראה פנימית / SMS / וואטסאפ)

• המערכת מזכירה משימות שלא טופלו בזמן

• ניתן להפיק דוחות תקלה שבועיים או חודשיים

יתרונות תפעוליים ברורים

• שיפור זמן התגובה של צוות האחזקה

• פחות תקלות חוזרות – כי כל טיפול מתועד

• אחריות ברורה – יודעים מי טיפל ומה נעשה

• שיתוף פעולה בין עובדים וטכנאים – בלי תלות במוקד

• חיסכון בזמן ובבלבול

מתאים גם לעובדים שאינם טכניים

כל עובד – גם מחלקת ייצור, ניקיון, אחזקה קלה, רכש או לוגיסטיקה – יכול לדווח על תקלה.
בלי הרשאות מיוחדות. בלי טפסים מודפסים.
רק טופס פשוט, בלחיצה.

דוגמה מהשטח

במפעל תעשייתי גדול, מנהל התחזוקה קיבל כל תקלה דרך וואטסאפ – חלק עם תמונה, חלק בלי.
רבים מהדיווחים נשכחו, בוצעו חלקית או לא תועדו כלל.

אחרי הטמעת Promobox:

• כל תקלה מדווחת דרך טופס אחיד

• זמן התגובה הממוצע ירד מ-2.5 שעות ל-40 דקות

• כל טיפול מתועד במערכת

• המנהלים קיבלו דוח חודשי מסודר עם פילוח לפי סוג תקלה, זמן טיפול ומיקום

לסיכום

תקלות הן חלק מהחיים במפעל – אבל הדרך בה מדווחים ומנהלים אותן עושה את כל ההבדל.
Promobox מאפשרת דיווח פשוט מהשטח, טיפול מהיר מהצוות, ותיעוד מסודר להמשך.

הכול בזמן אמת. הכול במקום אחד.