האם אנחנו באמת צריכים מערכת לניהול משימות כדי שהפעילות העסקית השוטפת תתנהל כמו שצריך? או שאולי אפשר לנהל הכל באקסל?
לא פעם פגשנו בבעלי עסקים ומנהלים שסיפרו לנו על התחושות המעורבות שלהם לגבי מעבר לתוכנת ניהול משימות ופרויקטים בתשלום: "אין תחליף לפונקציות המתקדמות של האקסל" ו"מדובר בכלי ניהולי מצוין" אמרו לנו ולמען האמת – צודקים. האקסל היא באמת אחת מתוכנות האופיס הפופולריות והשימושיות ביותר וגם אנחנו עושים בהן שימוש, אך האם דווקא ניהול המשימות הוא הייעוד האולטימטיבי עבורה? כאן הדעות חלוקות.
ניהול משימות באקסל – יתרונות וחסרונות
הנה כמה רשמים שלנו שמסבירים את היתרונות והחסרונות ומספקים גם הסברים למה תוכנה שמיועדת מלכתחילה לניהול משימות יכולה לסייע אף יותר.
יתרונות
#1 כי כולם מכירים את האקסל!
למה שנטרטר בין תוכנות ויישומים כשהאקסל כבר כלולה בתוך חבילת האופיס של ווינדוס. אין ספק שהתחכום של האקסל כמעט ולא משתווה לאף מערכת אחרת וסה"כ אנחנו כבר מכירים את הממשק שכן לכולנו יש ווינדוס בלי קשר למקום העבודה.
#2 ניתן ליצור בה תרשימים בקלות
ישנם רבים המעוניינים לנהל את המשימות והפרויקטים באקסל לאור העבודה שהיא מאפשרת לנו ליצור מגוון רחב של תרשימים מתקדמים בהתבסס על הנתונים שאגרנו. דרך אמצעי ויזואלי זה אנו יכולים לקבל מושג טוב יותר לגבי קצב ההתקדמות של הפרויקטים והמשימות השונות.
#3 קבצים מתקדמים במשקל נמוך
אם רוצים לשלוח קובץ אקסל רווי במידע ללקוחות או לקולגות, אז הרי שניתן לעשות זאת בקלות וללא מאמץ. כל עוד אין תמונות, הקבצים אינם תופסים משקל רב וניתן להעביר אותם דרך הדואר האלקטרוני.
#4 קיימים מגוון מדריכים באינטרנט
גם אם הידע שלנו באקסל הוא מינורי אז הרי שזאת לא בעיה וניתן להסתגל אליו בקלות רבה יחסית. מספיק שנעשה חיפוש קצרצר באינטרנט כדי שנמצא את המדריך הנכון שיעזור לנו לעצב את האקסל כמבוקשנו עבור ניהול המשימה או הפרויקט.
חסרונות
#1 אין דרך לבטא היררכיה של משימה או פרויקט
כאשר מדובר במספר אנשי צוות פר פרויקט או משימה, כאן כבר מתחילות לצוץ הבעיות. כיצד נדע מי ביצע אי אילו שינויים שונים בקובץ האקסל ומי הם האחראים, המנהלים, המבצעים וכן הלאה.
ב-Promobox דאגנו לשלב מערכת לניהול משימות ופרויקטים בה ניתן להקים משימות ופרויקטים ולבצע מגוון שיוכים דוגמת: שיוך משימה לפרויקט, שיוך משימה למשתמשי המערכת דוגמת מבצעים, מנהלים וצופים, שיוך פרויקט כפרויקט משנה לעיקרי ועוד.
בדרך זו, כשמבצע המשימה מסמן את סיומה, הצופה והמנהל יכול לקבל עדכון על כך ולבצע בקרה נוספת.
#2 אין תיעוד מסודר וכרונולוגי למידע הנאסף
באקסל לא ניתן לבצע תיעוד אוטומטי על בסיס תאריכים אלא אם הדבר נכתב באופן ידני לצד ביצוע המשימה. בזמנים של ריבוי משימות ופעילות שוטפת עמוסה, הרי שלעתים נשכח לתעד זאת.
אחת מן היכולות הבסיסיות ביותר של כל תוכנה לניהול משימות ופרויקטים היא האפשרות לתעד את מועד ביצוע המשימות ולצרף לכל משימה גם דטאות נלוות כמו הערות מלל חופשי, צירוף קבצים ועוד. מדובר ביכולת בסיסית חשובה שתסייע בשליפת נתונים מהירה בעת הצורך ובביצוע בקרה שוטפת ליומני המשימות והפרויקטים.
#3 לא ניתן לתזמן ולשכפל הגדרות משימה
אקסל שימושית בעיקר לבקרת וניתוח נתונים מספריים ולפיכך בנויה כטבלה. אז נכון, ניתן ליצור טבלה של מערכת שעות עם תאריכים וימים ולסמן את המשימות הנדרשות, אך לא חבל על הזמן?
בכל מערכת משימות סטנדרטית תוכלו ליצור משימה ולספק לה תנאים מסוימים כגון משימה חוזרת שמשכפלת את עצמה בכל יום מחדש או משימה חוזרת בתאריכים שנקבעו מראש דוגמת משימה שבועית, חודשית ושנתית. ניתן אף ליצור משימה מורכבת ולשמור אותה כתבנית, כך שבכל פעם שבה תיצרו משימה עם מאפיינים מתקדמים, ניתן יהיה פשוט לשלוף אותה ממאגר מהתבניות ולשנות רק את מה שצריך.
#4 אין סנכרון עם מערכות נוספות
אקסל מעולה בחישובים ובניתוחים מתקדמים, אך היא לעולם לא תצליח להתחרות כהלכה עם מערכות שנבנו מלכתחילה כך שיתאימו לניהול משימות בפרט וניהול העסק בכלל.
בפרומובוקס דאגנו לשלב מערכות תומכות נוספות דוגמת שעון עצר עבור פרילנסרים ובעלי עסקים המעניקים שירות על בסיס שכר שעתי ומבקשים לתזמן ולתעד את משך הזמן שארכה המשימה המבוקשת. נוסף על כך, ניתן לסנכרן מערכות חשבונאיות שיאחדו תחת ממשק אחד את הנפקת החשבוניות וביצוע סליקה וגבייה מלקוחות.
לסיכום
לניהול משימות באקסל יתרונות וחסרונות שחשוב לקחת בחשבון.
כאשר לקוח פונה אלינו לקבלת שירות ומציג את חששותיו מן המעבר למערכת משימות ייעודית, אנו מסבירים לו את היתרונות השונים ושמחים לספק גם תקופת התנסות חינמית במערכת ניהול המשרד שלנו להתרשמות אישית.
אם אתם מחפשים לייעל את דרך העבודה הקיימת ולשפר את רמת הסדר והארגון שבבית העסק או החברה, נשמח לספר לכם יותר על פרומובוקס במספר הטלפון 03-3094405 או דרך השארת פרטי התקשרות לקבלת שיחה מנציג.
