ניהול ספקים ונותני שירות במערך התחזוקה – כך תעבוד מסודר עם כל גורם חיצוני

במפעלים רבים, התחזוקה לא מתבצעת רק על ידי אנשי הצוות הפנימיים.
מערכות מתקדמות, ציוד ייעודי או עבודות מורכבות דורשות שיתוף פעולה עם ספקים חיצוניים: טכנאי מזגנים, חשמלאים, אנשי מעליות, מעבדות הכיול, חברות גנרטורים ועוד.

אבל איך מנהלים את כל זה בצורה מסודרת?

• איך עוקבים אחרי מה שסוכם עם הספק?

• איך יודעים מתי הוא היה אצלך בפעם האחרונה?

• איפה התיעוד?

• ומה עם משימות שדורשות תיאום חוזר?

בדיוק בשביל זה קיימת Promobox – מערכת ניהול חכמה שמאפשרת לך לשלוט בכל פרט, גם כשמעורבים בו אנשים מחוץ לארגון.

למה חשוב לנהל ספקים בצורה מסודרת?

• כדי לדעת מי טיפל במה ומתי

• כדי לעקוב אחרי איכות וזמני תגובה של כל ספק

• כדי לדעת אם הציוד עדיין באחריות

• כדי לשמור היסטוריית טיפולים ואישורים לביקורות

• כדי למנוע כפילויות, טעויות ותקלות חוזרות

בלי תיעוד ומעקב – ספקים באים והולכים, והמידע הולך איתם.

Promobox – מערכת ניהול ספקים חיצוניים באחזקה

המערכת עוזרת לך לנהל את כל הספקים שמטפלים בציוד שלך, כולל:

– פרטי הספקים
– המשימות שביצעו
– תזמון טיפולים עתידיים
– קבצים, תעודות, ואישורים
– דוחות לפי ספק, תחום או מיקום

כרטיס ספק – כל המידע במקום אחד

לכל ספק ניתן לפתוח כרטיס משלו שכולל:

• שם החברה / איש קשר

• טלפון / מייל / כתובת

• תחום שירות (מזגנים, חשמל, מעליות…)

• רשימת ציוד שהוא מטפל בו

• ימי פעילות, SLA

• היסטוריית משימות שביצע

• תיעוד שיחות, קבצים ואישורים

שיוך משימות לפי ספק

בכל פעם שצריך שירות – פשוט פותחים משימה ומשייכים אותה לספק הרלוונטי.
המערכת עוקבת אחרי:

• מה הוגדר במשימה

• מתי הספק היה בשטח

• מי אישר את הביצוע

• האם יש משימות המשך או צורך בחזרה

כך לא שוכחים שום דבר – והכול מתועד בזמן אמת.

מעקב אחר ביצועים

המנהלים יכולים לצפות בדוחות לפי ספק:

• כמה פעמים נקרא

• מה היה זמן התגובה

• כמה מהמשימות טופלו בזמן

• האם נדרשו תיקונים חוזרים

• האם העלות מצטברת חורגת מהצפוי

כך אפשר לזהות במהירות מי הספקים היעילים – ומי לא עומדים בציפיות.

תיעוד ובקרה לצורכי ISO וביקורות

כל טיפול מתועד, כל פעולה נשמרת, כל אישור מצורף.
ניתן להפיק דוחות PDF או אקסל – ולהציג היסטוריית שירות של כל ספק, כולל תמונות וטפסים.
מעולה לצרכים של בקרת איכות, ISO או תקני בטיחות.

תיאום בין ספקים לצוות התחזוקה

אפשר להכניס גם טכנאי חיצוני כ"משתמש זמני" עם גישה מוגבלת.
כך הוא רואה רק את המשימות שלו, יכול לעדכן סטטוסים ולהוסיף הערות – מבלי לקבל גישה למידע רגיש.

המערכת גם שולחת תזכורות אוטומטיות לפי תאריך או סטטוס.

דוגמה מהשטח

מפעל שירותי לוגיסטיקה עם עשרות קווי טיפול נעזר ב־7 ספקים חיצוניים קבועים.
לפני Promobox: היה בלבול, תיעוד חלקי ומשימות שנפלו בין הכיסאות.
אחרי:

• עלייה של 90% בתיעוד טיפולים

• זמני תגובה מדויקים לכל ספק

• הוזלה של 12% בעלות תחזוקה שנתית – בעקבות מדידה אמיתית של יעילות

לסיכום

ניהול ספקים חיצוניים הוא לא רק לו"ז ופלאפון.
זה חלק בלתי נפרד מהיכולת שלך לנהל את התחזוקה במפעל כמו שצריך – בלי פערים, בלי ניחושים, ובלי הפתעות.

עם Promobox, אתה לא רק יודע מי עשה מה – אתה שולט בזה בזמן אמת.